Обязательные кадровые документы

Обязательные кадровые документы регулируются нормами Трудового Кодекса РФ. В обязанности компаний и предпринимателей, имеющих нанимаемых работников входит ведение кадровых документов. Кадровая документация довольно обширная – в него входит большой перечень бумаг, регулирующих все кадровые процессы и выплату заработной платы сотрудников, защиту персональных данных. Государственными контролирующими органами, которые занимаются проверкой кадровых документов являются: трудовая инспекция, ФНС (Федеральная налоговая служба); СФР (Фонд социального страхования).

Список кадровых документов, которые входят в состав обязательных

Такими являются следующие документы:

1. Трудовой договор. Нанимая работника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Обязательные сведения, которые должны быть в договоре:

• данные работника и работодателя;
• назначенная должность;
• размер оплаты труда;
• длительность испытательного срока;
• сроки действия договора и др.

Дополнительное соглашение к трудовому договору готовится, если вносятся какие-то изменения в условия труда (например, повышение размеров оплаты труда.

2. Трудовые книжки. Она является основным кадровым документом, своеобразным подтверждением стажа работы. Все работодатели обязаны ее вести. За ведение данных документов отвечает отдел кадров, сам руководитель или другое ответственное лицо.

Если это первое место работы, то на основании заявления работника, работодатель должен оформить ему трудовую книжку.

3. Правила внутреннего трудового распорядка. С их помощью устанавливается режим работы и отдыха, а также все стимулирования, взыскания, прописываются права и обязанности сотрудников. Ими же регулируется и порядок приёма, и порядок увольнения работников. Новые работники обязательно должны ознакомиться с ним под подпись.

4. Положение об оплате труда. Данный кадровый документ готовят, если в компании присутствуют различные системы оплаты труда или же предусмотрены другие виды выплат кроме окладов (денежные бонусы и премии).

5. Расчётный лист. Данные документы включают различную информацию о заработной плате работника. В нее входят:

• размеры всех составляющих заработной платы;
• период выплат;
• основные причины удержаний с заработной платы;
• общая сумма выплат.

6. Штатное расписание. В этом документе содержатся сведения о структуре, составе и численности штата компании, все структурные подразделения, а также имеющиеся должности.

7. График отпусков. Его составляет начальник отдела кадров. Его составить требуется не менее, чем за две недели до окончания календарного года. Данный документ затем подписывает генеральный директор.

8. Положение о персональных данных. В данном документе фиксируются следующие вещи:

• перечень обрабатываемых персональных данных;
• законодательство об обработке персональных данных;
• обязательства по порядку передачи персональных данных третьим лицам;
• общие положения об обработке данных и пр.

9. Согласие работников на обработку персональных данных. Законодательно запрещается обработка персональных данных работника, если он не давал на это своего согласия. Работодатель получает его в письменном виде. Если этого не сделать, то нарушителю грозит штраф.

10. Табель учета рабочего времени. Этот документ отражает время, которое было фактически отработано каждым сотрудником. Его оформление обязательно для всех работодателей.

11. Различные кадровые приказы. Существует две категории приказов: по основной деятельности и личному составу.

Ведение кадровой документации лучше всего осуществлять с помощью специализированных программ электронного кадрового документооборота. Это помогает в их оперативной подготовке, заполнении и подписании.

фото сайта https://dobyto.ru

Возрастное ограничение 18+